Πως μπορείτε να αντιμετωπίσετε την πολυπλοκότητα στην επιχείρησή σας

Πως μπορείτε να αντιμετωπίσετε την πολυπλοκότητα στην επιχείρησή σας

Οι επιχειρήσεις ανταγωνίζονται σε έναν κόσμο που όλο και αναπτύσσεται με αυξημένη πολυπλοκότητα. Νέες τεχνολογίες εμφανίζονται με αυξανόμενη συχνότητα. Οι ανάγκες και οι απαιτήσεις των πελατών αλλάζουν με πρωτοποριακή ταχύτητα. Νέοι ανταγωνιστές μπαίνουν στο παιχνίδι.

Για να είστε πετυχημένοι σε αυτό το πολύπλοκο και ταχέως μεταβαλλόμενο περιβάλλον, πρέπει να είστε ευέλικτοι – να μπορείτε να εντοπίζετε ευκαιρίες και να λαμβάνετε γρήγορα στοιχειοθετημένες αποφάσεις προκειμένου να εκμεταλλευτείτε αυτές τις ευκαιρίες. Οι επιχειρήσεις που είναι σε θέση να αναπτύξουν αυτήν την ευελιξία ενόψει της αυξανόμενης εξωτερικής πολυπλοκότητας θα αποκτήσουν ένα σαφές ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Κατά τη διάρκεια των συζήτησεων μου με τις ηγετικές ομάδες διαφόρων επιχειρήσεων, ακούω συχνά για μια σειρά εσωτερικών προκλήσεων, όπως αργές διαδικασίες λήψης αποφάσεων, ατελείωτες συναντήσεις, απεμπλοκή εργαζομένων και αυξανόμενο κόστος.

Το μάνατζμεντ ενστικτωδώς στοχεύει στα προβλήματα αυτά με άμεσα και φαινομενικά αποφασιστικά μέτρα, δημιουργώντας νέες δομές, κανόνες, εκθέσεις και δείκτες. Σε πολλές περιπτώσεις, τέτοια μέτρα αγνοούν τις γενεσιουργές αιτίες των προβλημάτων και τελικά συμβάλλουν ακόμη περισσότερο στην πολυπλοκότητα.

Οι επιχειρήσεις μπορούν να καταπολεμήσουν την πολυπλοκότητα επιτυχώς. Το κλειδί είναι να κατανοήσουν τη σχέση μεταξύ της απόδοσης και της συμπεριφοράς των εργαζομένων και, στη συνέχεια, να προσδιορίσουν τα στοιχεία που οδηγούν αυτές τις συμπεριφορές. Για την κατανόηση της σχέσης αυτής, προτείνω τέσσερα βήματα – ξεκινώντας από τον εντοπισμό των βασικών προβλημάτων και καταλήγοντας στο σχεδιασμό και την υλοποίηση λύσεων. Και ενώ αυτή η προσέγγιση απαιτεί δέσμευση και προσπάθεια – καθώς και μια νέα προοπτική για το τι οδηγεί την επίδοση μιας επιχείρησης – τα θετικά αποτελέσματα υπερβαίνουν κατά πολύ την προσπάθεια και τους πόρους που δαπανήθηκαν.

Τέσσερα βήματα προς την απλοποίηση

Η κατανόηση των οδηγών της απλοποίησης είναι ένα πράγμα – το να το υλοποίησης είναι κάτι άλλο.

Πρώτο βήμα. Εντοπισμός των ζητημάτων και των συμπτωμάτων της πολυπλοκότητας. Η απλοποίηση αφορά επιχειρήσεις που στοχεύουν στην αντιμετώπιση συγκεκριμένων κενών απόδοσης που προκαλούνται από την πολυπλοκότητα. Τα ζητήματα απόδοσης πρέπει να είναι μετρήσιμα και το όφελος από την αντιμετώπιση των προβλημάτων πρέπει να είναι σαφές, ποσοτικοποιήσιμο και να αξίζει την προσπάθεια.

Αυτό το βήμα περιλαμβάνει συνήθως μια αρχική εκτίμηση του βαθμού πολυπλοκότητας, η οποία εξετάζει την στρατηγική, την οργάνωση, τους ρόλους και τις υπευθυνότητες, τις διαδικασίες και τα συστήματα, τη λήψη αποφάσεων, τον έλεγχο και τους ανθρώπους. Όλα αυτά συμβάλλουν στον προσδιορισμό των συμπτωμάτων και του επιπέδου πολυπλοκότητας.

Δεύτερο βήμα. Διάγνωση. Αυτό το βήμα επικεντρώνεται στην επίτευξη σαφούς κατανόησης των αιτιών που προκαλούν τα ζητήματα απόδοσης, μέσω της ανάλυσης συμπεριφοράς (δομημένες συνεντεύξεις) των ανθρώπων (πως συμπεριφέρονται σήμερα) και του πλαισίου (γιατί συμπεριφέρονται με αυτόν τον τρόπο). Ο στόχος είναι να προσδιοριστούν επακριβώς οι βασικές αιτίες της πολυπλοκότητας.

Αυτό επιτυγχάνεται γενικά με τον καθορισμό πέντε με δέκα περιπτώσεων προς εξέταση, για παράδειγμα, της διαδικασίας προμηθειών που δεν υπάρχει συντονισμός μεταξύ του οικονομικού τμήματος, του τμήματος προμηθειών και της παραγωγής. Κάθε περίπτωση προς εξέταση πρέπει να συνδέεται σαφώς με ένα συγκεκριμένο πρόβλημα ή διαδικασία. Τελικά, οι περιπτώσεις προς εξέταση θα είναι τα κενά απόδοσης που έχουν προσδιοριστεί. Ανακαλύπτοντας τι οδηγεί τις συμπεριφορές των ατόμων σε συγκεκριμένους ρόλους σε αυτές τις περιπτώσεις, έχουμε μια αρκετά καλή αίσθηση των απαιτούμενων αλλαγών.

Τρίτο βήμα. Σχέδιο αντιμετώπισης. Αυτό το βήμα εστιάζει στις στοχευμένες κινήσεις που πρέπει να γίνουν για να αντιμετωπιστούν οι γενεσιουργές αιτίες των προβλημάτων.

Αυτές οι κινήσεις βασίζονται στην παραπάνω ανάλυση των πέντε με δέκα περιπτώσεων και της κατανόησης της ανθρώπινης συμπεριφοράς στην κάθε περίπτωση. Δεδομένου ότι οι παρεμβάσεις έχουν σχεδιαστεί για συγκεκριμένες περιπτώσεις, και οι παρεμβάσεις, με την σειρά τους, πρέπει να είναι πολύ συγκεκριμένες. Αυτές οι στοχευμένες παρεμβάσεις έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επιχείρηση, από οποιαδήποτε βέλτιστη πρακτική της αγοράς.

Τέταρτο βήμα. Υλοποίηση. Το τέταρτο βήμα επικεντρώνεται στην εφαρμογή των λύσεων και στη διασφάλιση ότι είναι βιώσιμες και μπορούν να βελτιώνονται συνεχώς με την πάροδο του χρόνου. Αυτό περιλαμβάνει την ιεράρχηση των λύσεων και τη δημιουργία ενός χάρτη πορείας υλοποίησης. Ορίζεται μια ομάδα διαχείρισης έργου με σαφή εξουσία να καθοδηγεί τη διαδικασία, να δοκιμάζει τις προτεινόμενες λύσεις και να λαμβάνει αποφάσεις διορθωτικών κινήσεων.

Η ηγεσία της επιχείρησης πρέπει να υποστηρίζει την όλη διαδικασία, να εκπαιδεύει και να προσφέρει τα απαραίτητα εργαλεία στα άτομα που υλοποιούν τις αλλαγές να σκεφτούν και να ενεργήσουν με μια νοοτροπία απλότητας. Αυτό διασφαλίζει ότι ο οργανισμός θα αντιμετωπίσει τις προκλήσεις και την αβεβαιότητα με γνώση και διορατικότητα. Η επιτυχής εφαρμογή αποφέρει βελτιώσεις στην απόδοση, την παραγωγικότητα και την αφοσίωση των εργαζομένων.

Στην περίπτωση που θέλετε να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μου.

Leave a Reply