Αποτελεσματικές συναντήσεις σε 3 απλά βήματα

Αποτελεσματικές συναντήσεις σε 3 απλά βήματα

“Αν δεν είχα αυτές τις συναντήσεις, θα αγαπούσα τη δουλειά μου πολύ περισσότερο.” Είναι μια παρατήρηση που ακούω συχνά από πολλούς επιχειρηματίες, οι οποίοι πιστεύουν ότι είναι χάσιμο χρόνου. Για πολλά χρόνια πίστευα ότι ήταν κατανοητό – ακόμη και αστείο – αλλά έχω καταλήξει στο συμπέρασμα ότι στην πραγματικότητα είναι ένα θλιβερό σχόλιο για την κατάσταση μιας επιχειρηματικής κουλτούρας. Φανταστείτε να λέει ο χειρούργος στη νοσοκόμα πριν την επέμβαση: «Αν δεν έπρεπε να χειρουργώ, ίσως και να μου άρεζε αυτή η δουλειά.” Ακούγεται γελοίο, σωστά; Οπότε το ερώτημα μου είναι το εξής: Αν σιχαινόμαστε τόσο πολύ τις συναντήσεις, πως περιμένουμε να πάρουμε τις σωστές αποφάσεις κατά τη διάρκεια τους; Η σκληρή αλήθεια είναι ότι “δεν περιμένουμε” κάτι τέτοιο. Υπάρχει όμως ελπίδα. Με την σωστή διαδικασία, οι συναντήσεις μπορούν να γίνουν τρομερά εργαλεία. Αν βρίσκεστε στη θέση του συντονιστή και έχετε μπροστά σας μία επίσημη συνάντηση, ακολουθώντας 3 απλά βήματα μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της κατά πολύ μεγάλο βαθμό. Ποιά είναι λοιπόν αυτά τα βήματα; (σε μορφή λίστας ελέγχου – checklist)

  1. Προετοιμασία για την συνάντηση
  2. Διεξαγωγή της συνάντησης
  3. Εργασίες μετά την συνάντηση

1. Προετοιμασία για την συνάντηση

Πριν μπείτε στην συνάντηση:

  • Θέστε τους στόχους
  • Ορίστε την ατζέντα (το πιο δυνατό σας χαρτί!)
  • Σχεδιάστε το περιεχόμενο της συζήτησης και την διαδικασία που θα ακολουθήσετε
  • Σκεφτείτε ποια άτομα θα καλέσετε και ποιοι θα είναι οι ρόλοι και οι υπευθυνότητές τους
  • Κανονίστε για το χώρο διεξαγωγής, ώρα, εξοπλισμό, εδέσματα κλπ.
  • Ενημερώστε τα ενδιαφερόμενα μέρη έγκαιρα

2. Διεξαγωγή της συνάντησης

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης:

  • Προσέλθετε νωρίς για την συνάντηση
  • Ελέγξτε αν όλα είναι έτοιμα
  • Καλωσορίστε τους καλεσμένους σας
  • Ξεκινήστε άμεσα χωρίς χρονοτριβές
  • Διεξάγετε τις απαραίτητες συστάσεις
  • Εφαρμόστε το σχέδιο και την διαδικασία που αποφασίσατε νωρίτερα
  • Ορίστε άτομο για τα πρακτικά (προαιρετικά)
  • Βεβαιωθείτε ότι όλοι συνεισφέρουν στην κουβέντα
  • Κρατήστε τον έλεγχο της συζήτησης
  • Ελέγξτε αν έχουν επιτευχθεί οι στόχοι που είχατε ορίσει για την συνάντηση
  • Κλείστε με τις απαιτούμενες επόμενες ενέργειες, τις υπευθυνότητες του καθενός/καθεμίας και τις ημερομηνίες που θα πρέπει να ολοκληρωθούν οι ενέργειες

3. Εργασίες μετά την συνάντηση

  • Αν δεν υπάρχουν πρακτικά, καταγράψτε άμεσα τις αποφάσεις που πάρθηκαν, τις υπευθυνότητες του καθενός/καθεμίας και τις ημερομηνίες που θα πρέπει να ολοκληρωθούν
  • Αποστείλετε το συντομότερο δυνατόν αυτά που καταγράψατε/πρακτικά της συνάντησης στα άτομα που συμμετείχαν
  • Καταγράψτε τα θετικά και τα αρνητικά της διαδικασίας (για τη βελτίωση μελλοντικών συναντήσεων)
  • Παρακολουθήστε στενά την πρόοδο των εργασιών που αποφασίστηκαν

Στην περίπτωση που θέλετε να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μου.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *