5 αποτελεσματικές τεχνικές για καλύτερη διαχείριση του χρόνου σας

5 αποτελεσματικές τεχνικές για καλύτερη διαχείριση του χρόνου σας

Οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι μόλις ξεκινήσετε να ασχολήστε με την επιχειρηματικότητα πρέπει να ξεχάσετε την οικογένεια, τους φίλους σας, τα ταξίδια ή ότι άλλο έχει σχέση με την προσωπική σας ζωή. Τείνω να διαφωνήσω. Παρόλο που είναι αλήθεια ότι το μάνατζμεντ μιας επιχείρησης δεν είναι μικρή δουλειά, υπάρχουν τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο και να εξοικονομήσετε και χρόνο για να απολαύσετε τις προσωπικές σας στιγμές. Προτείνω λοιπόν πέντε τεχνικές που βρήκα αποτελεσματικές στην καριέρα μου ως στέλεχος επιχειρήσεων και ως σύμβουλος.

Ορίστε προτεραιότητες. Ενώ όλα όσα έχετε να κάνετε μπορεί να μοιάζουν με προτεραιότητες, στην πραγματικότητα δεν μπορείτε να τα κάνετε όλα ταυτόχρονα. Μάθετε ποιες εργασίες είναι πιο σημαντικές από άλλες και ολοκληρώστε αυτές πρώτα. Τα κριτήρια επιλογής προτεραιοτήτων μπορεί να είναι: η σπουδαιότητα της εργασίας (κόστος της μη εκτέλεσης), οι χρονικοί περιορισμοί (που πολλές φορές δεν εξαρτάται από εσάς) ή ο απαιτούμενος χρόνος ολοκλήρωσης της εργασίας.

Καταγράψτε τις διαδικασίες. Η τεκμηρίωση των διαδικασιών θα σας βοηθήσει στην ανάθεση εργασιών. Στις φαινομενικά περίπλοκες και χρονοβόρες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. πληρωμές, απογραφές), είναι καλύτερα να καταγράψετε λεπτομερείς οδηγίες για την ολοκλήρωσή τους. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείτε ένα “εγχειρίδιο χρήσης” για όλους στην επιχείρηση. Ένα άλλο πλεονέκτημα της καταγραφής των βημάτων είναι ότι μειώνονται τα λάθη κατά τη διαδικασία.

Ανάθεση εργασιών. Είναι στην ανθρώπινη φύση μας να θέλουμε να κάνουμε τα πάντα. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει βραχυπρόθεσμα, όχι όμως και μακροπρόθεσμα. Προσδιορίστε τις εργασίες που αισθάνεστε άνετα να αναθέσετε σε κάποιο άλλο άτομο, με τους τρόπους που σας υπέδειξα παραπάνω. Θα ήταν προτιμότερο να αναθέσετε συγκεκριμένες εργασίες, ενώ παράλληλα να δώσετε και το συνολικό πλαίσιο εργσιών. Επίσης, ορίστε την ημερομηνία ολοκλήρωσης της εργασίας. Για παράδειγμα, ζητήστε από τους εργαζόμενους να συσκευάσουν ένα αντικείμενο σε ένα κουτί έτσι ώστε να μπορεί να αποσταλεί μαζί με 5 άλλα κουτιά στα επόμενα 30 λεπτά. Κατανοητό; Αν υπάρχουν εργαλεία ή και άλλα άτομα που θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην ολοκλήρωση της εργασίας, δώστε τα!

Διατήρηση λίστας εργασιών (to-do list). Έχετε βρεθεί ποτέ στη θέση όπου νομίζετε ότι ξεχάσατε να κάνετε κάτι, αλλά δεν θυμόσαστε τι; Η δημιουργία μιας λίστας εργασιών είναι βέβαιο ότι θα σας βοηθήσει να μη βρίσκεστε σε τέτοιου είδους καταστάσεις. Το κλειδί είναι να ενημερώνετε τη λίστα καθ ‘όλη τη διάρκεια της ημέρας καθώς ολοκληρώνονται ορισμένες εργασίες και προκύπτουν άλλες. Παρόλο που υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία για τη διατήρηση μιας λίστας εργασιών, το καλύτερο που βρήκα είναι το παλιό καλό μολύβι και χαρτί.

Αποφύγετε το multitasking. Αυτό μπορεί να ακούγεται αντιπαραγωγικό στην αρχή. Εκτελώντας περισσότερες από μία εργασίες ταυτόχρονα υποτίθεται ότι θα σας βοηθήσει να πετύχετε περισσότερα. Ωστόσο, έρευνες δείχνουν ότι όταν προσπαθείτε να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα καταλήγετε να μην κάνετε ούτε ένα καλά και ίσως χρειαστεί να να το ξανακάνετε, καταλήγοντας να ξοδεύετε περισσότερο χρόνο από ότι θα αφιερώνατε τελικά. Ο εγκέφαλος μας καταβάλλει μεγαλύτερη προσπάθεια και ξοδεύει περισσότερο χρόνο κατά την εναλλαγή εργασιών.

Στην περίπτωση που θέλετε να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μου.

Leave a Reply