10 συχνά λάθη στη διαχείριση του χρόνου

10 συχνά λάθη στη διαχείριση του χρόνου

Πόσο καλά διαχειρίζεστε το χρόνο σας; Η απάντησή σας μπορεί να μην σας ικανοποιεί! Ίσως αισθάνεστε υπερφορτωμένοι, και συχνά πρέπει να δουλεύετε μέχρι αργά για να προλάβετε τις προθεσμίες σας. Μήπως οι μέρες σας
είναι γεμάτες με άγχος και πρέπει να διαχειρίζεστε τη μία κρίση μετά την άλλη; Πολλοί από εμάς γνωρίζουμε ότι θα μπορούσαμε να διαχειριστούμε τον χρόνο μας πιο αποτελεσματικά αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπίσουμε τα λάθη μας και πως να τα διορθώσουμε.

Όταν όμως διαχειριζόμαστε το χρόνο μας σωστά, είμαστε εξαιρετικά
παραγωγικοί και τα επίπεδα άγχους μειώνονται. Μπορούμε να αφιερώσουμε χρόνο σε πιο αποδοτικές εργασίες που μπορούν να επιφέρουν πραγματικές αλλαγές στη δουλειά μας. Εν ολίγοις, είμαστε πιο ευχαριστημένοι!

Σε αυτό το άρθρο, εξετάζουμε δέκα από τις πιο συνηθισμένα λάθη διαχείρισης, του χρόνου καθώς και τον προσδιορισμό κάποιων επιλογών που έχετε στη διάθεσή σας για να τα διορθώσετε. Αυτά τα δέκα λάθη είναι:

Λάθος #1. Μη τήρηση λίστας εκκρεμών εργασιών (to-do-list)

Νοιώθετε ποτέ ότι έχετε ξεχάσει να κάνετε κάτι σημαντικό; Αν ναι, πιθανότατα δεν καταγράφετε σε μία λίστα τις εκκρεμοτήτες που έχετε ή, αν το κάνετε, ίσως να μην τη χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά! Το μυστικό με τη χρήση αυτού του εργαλείου, έγκειται στον ορισμό προτεραιοτήτων για τις εργασίες στη λίστα σας. Πολλοί χρησιμοποιούν ένα σύστημα κωδικοποίησης Α – Ε (A για στοιχεία υψηλής προτεραιότητας, Ε για στοιχεία χαμηλής προτεραιότητας). Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε νούμερα.

Αν έχετε μεγάλα έργα στη λίστα σας, τότε, εκτός και αν είστε εξαιρετικά προσεκτικοί, οι καταχωρήσεις για αυτές τις εργασίες μπορεί να είναι ασαφείς και αναποτελεσματικές. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε γράψει “Έναρξη της πρότασης του προϋπολογισμού”. Αλλά τι σημαίνει αυτό ακριβώς; Η έλλειψη λεπτομερειών εδώ μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις, ή να παραλείψετε
κάποια σημαντικά βήματα της διαδικασίας. Για να το αποτρέψετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι έχετε “σπάσει” τις μεγάλες εργασίες ή έργα σε μικρότερα συγκεκριμένα κομμάτια – έτσι θα αποφύγετε να παραβλέψετε κάτι σημαντικό.

Λάθος #2. Ανύπαρκτοι προσωπικοί στόχοι

Ξέρετε πού θα θέλατε να είστε σε έξι μήνες; Σε ένα χρόνο, ή ακόμα και σε 5 χρόνια από τώρα; Αν όχι, ήρθε η ώρα να ορίσετε κάποιους προσωπικούς στόχους! Ο ορισμός στόχων είναι απαραίτητος για τη σωστή διαχείριση του χρόνου σας, γιατί οι στόχοι σας δίνουν κίνητρο και όραμα για να εργαστείτε. Αν γνωρίζετε πού θέλετε να πάτε, μπορείτε να διαχειριστείτε τις προτεραιότητές σας, το χρόνο σας και τους πόρους σας για να φτάσετε εκεί. Οι στόχοι μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε αν αξίζει να ξοδέψετε το χρόνο σας ή αν είναι κάτι άνευ αξίας.

Οι στόχοι σας πρέπει να είναι SMART. Δηλαδή: συγκεκριμένοι (S), μετρήσιμοι (M), εφικτοί (A), σχετικοί (R) και με συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα (T).

Λάθος # 3. Ανεπαρκής ορισμός προτεραιοτήτων

Μόλις σας ενημέρωσαν για ένα πρόβλημα το οποίο πρέπει να αντιμετωπίσετε άμεσα, αλλά είστε στη μέση μιας συνάντησης με έναν νέο πελάτη. Είστε σίγουροι ότι έχετε βρει αυτό που ψάχνει ο πελάτης, αλλά τώρα κινδυνεύετε να χάσετε αυτή την επαφή λόγω της “έκτακτης ανάγκης” που παρουσιάστηκε.

Μερικές φορές, είναι δύσκολο να γνωρίζετε που να δώσετε προτεραιότητα, ειδικά όταν αντιμετωπίζετε μια πληθώρα φαινομενικά επειγόντων εργασιών. Ωστόσο, είναι απαρατητο να μάθετε να ορίζετε προτεραιότητες, αν θέλετε να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας.

Λάθος #4. Αποτυχημένη διαχείριση της προσοχής σας

Γνωρίζετε ότι ορισμένοι από εμάς μπορεί να χάσουν έως και δύο ώρες την ημέρα
λόγω της απόσπασης της προσοχής μας; Δηλαδή, 40 ώρες το μήνα ή μία εργάσιμη εβδομάδα κάθε μήνα! Σκεφτείτε πόσα θα μπορούσατε να κάνετε αν είχατε αυτόν τον χρόνο πίσω!

Τηλέφωνα, emails, “ψιλοκουβέντα”, άσκοπες συναντήσεις κ.ά. μας εμποδίζουν στο να συγκεντρωθούμε 100% σε αυτό που κάνουμε. Αν θέλετε να αποκτήσετε τον έλεγχο της ημέρας σας και να αποδίδετε καλύτερα, είναι ζωτικής σημασίας
να μάθετε πώς να μειώνεται αυτά τα φαινόμενα. Για παράδειγμα, απενεργοποιήστε τον ήχο στο κινητό σας όταν πρέπει να εστιάσετε σε μία εργασία και ενημερώστε τους ανθρώπους σας να μην σας ενοχλήσουν. Πρέπει επίσης να μάθετε πώς να δουλεύετε και να αποδίδετε το καλύτερο δυνατό κάτω από αυτές τις συνθήκες.

Λάθος #5. Αναβλητικότητα

Η αναβλητικότητα συμβαίνει όταν αναβάλλετε εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε τώρα. Όταν καθυστερείτε, αισθάνεστε ένοχοι επειδή δεν έχετε ξεκινήσει ακόμα. Αρχίζετε να διστάζετε για την εργασία. Τελικά, σας “πέφτουν” όλα μαζί και μετά δεν σας φτάνει ο χρόνος να ολοκληρώσετε την εργασία σας εγκαίρως.

Μια χρήσιμη στρατηγική για να ξεπεράσετε αυτό το εμπόδιο είναι να πείτε στον εαυτό σας ότι θα ασχοληθείτε με την συγκεκριμένη εργασία μόνο για δέκα λεπτά. Συχνά, οι αναβλητικοί τύποι αισθάνονται ότι πρέπει να ολοκληρώσουν μια εργασία από την αρχή έως το τέλος και αυτό τους δημιουργεί την αίσθηση του εγκλωβισμού και της ανησυχίας. Αντί αυτού, προσπαθείστε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για την εκκίνηση. Αυτό είναι όλο!

Λάθος #6. Λέω “ναι” σε όλους και σε όλα

Είστε ένα άτομο που δυσκολεύεται να πει “όχι” στους υπόλοιπους; Αν είναι έτσι,
πιθανότατα έχετε πάρα πολλές εργασίες και δεσμεύσεις, γεγονός που μπορεί να σας οδηγήσει σε κακή απόδοση, άγχος και χαμηλό ηθικό.

Ή, σας αρέσει το μικρομάνατζμεντ (micromanagement) δηλαδή να ελέγχετε τους άλλους γιατί δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε οποιονδήποτε άλλο να κάνει τη δουλειά σωστά ή προτιμάτε να κάνετε τη δουλειά μόνοι σας. (Αυτό μπορεί να είναι πρόβλημα όλων – όχι μόνο των μάνατζερς!)

Όπως και να έχει, όταν υπερφορτώνεστε με πολλές αρμοδιότητες αναγκαστικά θα κάνετε κακή διαχείριση του χρόνου σας και θα παρέχετε βιαστικά και ατημέλητα αποτελέσματα. Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι προτιμότερο να λέτε “ναι” στο άτομο αλλά “όχι” στην εργασία.

Λάθος #7. Πολυεπεξεργασία (multitasking)

Για να προλάβει να τελειώσει την εργασία της, η Γεωργία γράφει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ ταυτόχρονα συνομιλεί στο τηλέφωνο με τους πελάτες της. Ωστόσο, ενώ η Γεωργία πιστεύει ότι αυτή είναι μια καλή χρήση του χρόνου της, η αλήθεια είναι ότι μπορεί να καθυστερήσει 20-40 τοις εκατό περισσότερο στην ολοκλήρωση των εργασιών της λόγω της ταυτόχρονης επεξεργασίας διαφορετικών εργασιών. Εκτός του χαμένου χρόνου, ως αποτέλεσμα, τα email της είναι γεμάτα λάθη και οι πελάτες της είναι δυσαρεστημένοι από την έλλειψη συγκέντρωσης από την πλευρά της.

Οπότε, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να ξεχάσετε την πολυεπεξεργασία και να επικεντρωθείτε σε μία εργασία τη φορά. Με αυτόν τον τρόπο, θα παράγετε υψηλότερης ποιότητας αποτελέσματα.

Λάθος #9. Συνεχόμενη εργασία χωρίς διαλείμματα

Είναι ωραίο να πιστεύετε ότι μπορείτε να εργάζεστε για 8-10 ώρες χωρίς διάλειμμα, ειδικά όταν έχετε σφιχτές προθεσμίες. Αλλά είναι αδύνατο να επικεντρωθείτε και να παράγετε πραγματικά υψηλής ποιότητας εργασία χωρίς να δώσετε στον εγκέφαλό σας λίγο χρόνο για ξεκούραση και επαναφόρτιση.

Επομένως μην βλέπετε τα διαλείμματα ως “χάσιμο χρόνου”. Παρέχουν πολύτιμη
ξεκούραση, η οποία θα σας επιτρέψει να σκέφτεστε δημιουργικά και αποτελεσματικά.

Αν σας είναι δύσκολο να σταματήσετε να εργάζεστε, τότε βάλτε μία υπενθύμιση στο κινητό σας. Μια καλή στρατηγική είναι να προσπαθήσετε να παίρνετε πέντε λεπτά διάλειμμα ανά εικοσιπέντε λεπτά εστιαζμένης εργασίας (ειδικά για τα άτομα που εργάζονται σε γραφεία). Μετά από εκατό λεπτά εργασίας, πάρτε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα διάρκειας δεκαπέντε λεπτών. Και σιγουρευτείτε ότι αφιερώνετε αρκετό χρόνο για το μεσημεριανό σας γεύμα.

Λάθος #10. Αναποτελεσματικός προγραμματισμός εργασιών

Είστε πρωινός ή βραδυνός τύπος; Όλοι μας έχουμε διαφορετικούς
ρυθμούς, δηλαδή, διαφορετικές ώρες της ημέρας όπου αισθανόμαστε πιο παραγωγικοί και ενεργητικοί.

Μπορείτε να αξιοποιήσετε καλύτερα το χρόνο σας προγραμματίζοντας εργασίες υψηλής αξίας κατά τη διάρκεια των ωρών που αισθάνεστε στο peak σας και τις εργασίες χαμηλής σπουδαιότητας (όπως επιστροφή τηλεφωνικών κλήσεων και έλεγχος email), κατά τη διάρκεια του χρόνου που είστε πιο χαλαροί.

Στην περίπτωση που θέλετε να μάθετε περισσότερα, επικοινωνήστε μαζί μου.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *